4 kỹ năng thần sầu giúp lập kế hoạch sự kiện hiệu quả

4 kỹ năng thần sầu giúp lập kế hoạch sự kiện hiệu quả

4 kỹ năng thần sầu giúp lập kế hoạch sự kiện hiệu quả

“Trên con đường thành công không có dấu chân của kẻ lười biếng”… Để trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn phải trải qua quá trình phấn đấu không ngừng nghỉ, chịu cả những thiệt thòi nghề nghiệp và vô số khó khăn có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, đặc biệt là khoảng thời gian phải vắt óc suy nghĩ kế hoạch sự kiện. Với kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Hoàn Vũ xin chia sẻ với bạn 4 kỹ năng thần sầu giúp lập kế hoạch sự kiện hiệu quả.

1. Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức giúp kế hoạch diễn ra thuận lợi

Kế hoạch sự kiện càng chi tiết thì khả năng thành công càng cao. Để đảm bảo sự chi tiết này thì bạn phải huy động nhiều nhân sự ở nhiều bộ phận khác nhau. Nào là theo dõi tiến độ công việc, liên hệ với khách mời và hàng chục, thậm chí là hàng trăm deadline được đặt ra. Đôi khi có những sự kiện được chuẩn bị trong một khoảng thời gian rất dài, ví dụ như hội nghị thường niên. Công tác chuẩn bị cho sự kiện hội nghị không chỉ đơn giản dừng lại ở bị bố trí sân khấu, âm thanh ánh sáng, chỗ ngồi dành cho khách mời mà còn phải đầu tư kịch bản với nhiều thông tin quan trọng. Và tất nhiên, bạn không thể một mình thực hiện hết những công việc này. Chính vì thế, bạn phải tự rèn luyện kĩ năng tổ chức để có thể điều phối nhân sự hợp lý.

2. Kỹ năng giao tiếp

Kĩ năng giao tiếp giúp bạn kế nối mọi người

Tất cả sự kiện trên thế giới này đều giống nhau ở một yếu tố, mà thiếu yếu tố này thì không thể tổ chức sự kiện được. Đó chính là yếu tố con người. Này, thử nghĩ mà xem, trong quá trình làm việc bạn tương tắc với ai? Ai là người thụ hưởng sự kiện do bạn dựng nên? Có thể thấy rằng, nếu bạn là người biết lắng nghe đồng nghiệp, khách hàng và thấu hiểu họ thì bạn có yếu tố của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Lập kế hoạch sự kiện đòi hỏi tính xã hội rất cao, do đó khả năng giao tiếp tốt giúp bạn truyền đạt và nắm bắt thông tin hiệu quả, từ đó dẫn đến một bản kế hoạch hoàn hảo khi phải:

- Liên hệ, đàm phán với đơn vị cho thuê phòng hội nghị (khách sạn hoặc nhà hàng)

- Thảo luận thực đơn món ăn trong sự kiện với quản lý nhà hàng.

- Gặp gỡ nhà cung cấp những thiết bị cần thiết trong sự kiện.

- Trình bày ý tưởng trong kịch bản với team của mình hoặc với lãnh đạo.

- Là cầu nối gắn kết mọi người với nhau.

Không chỉ riêng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, kỹ năng giao tiếp cần thiết trong nhiều ngành nghề. Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, nếu không diễn đạt đúng ý muốn của mình thì bạn có thể gây ra hiểu lầm không đáng có.

3. Kĩ năng sáng tạo

Sáng tạo luôn cần thiết trong việc lập kế hoạch sự kiện

Sáng tạo không phải là khả năng mà là một kĩ năng. Và tất nhiên, đã là kĩ năng thì bạn có thể rèn luyện được. Sự thành công của bản kế hoạch cần rất nhiều yếu tố sáng tạo. Trước khi muốn tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp có một không hai thì bạn phải sáng dám suy nghĩ đến những gì thật đặc biệt. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể tiết kiệm chi phí nhờ sự sáng tạo của mình, ví dụ những tạo ra một kiểu trang trí sân khấu mới lạ, không cần phải thuê quá nhiều dụng cụ. Theo Hoàn Vũ, tổ chức sự kiện là một nghệ thuật và người lập kế hoạch sự kiện là một nghệ sĩ. Do đó, bạn hãy luôn cập nhật xu hướng, lắng nghe ý kiến khách hàng và thêm vào một chút cá tính của mình để tạo ra những kịch bản chương trình hoàn hảo.

4. Kĩ năng “đa nhiệm”

“Đa nhiệm” là gì? Đó chính là đa nhiệm vụ, có nghĩa là bạn phải đảm đương rất nhiều nhiệm vụ trong quá trình lập kế hoạch sự kiện. Dù đã phân công cho những bộ phận chuyên môn phụ trách như: âm thanh, ánh sáng, thuê sân khấu, thuê bàn ghế, đặt hội trường, đặt món ăn, liên hệ với khách mời… nhưng bạn vẫn là người chịu trách nhiệm điều phối và đôi khi là tham gia trực tiếp vào những công việc này. Chính vì thế, bạn phải biết cách điều tiết công việc, đảm bảo tiến độ thực hiện. Ưu tiên những việc quan trọng, bình tĩnh, tập trung và linh hoạt trong mọi tình huống chính là phương pháp rèn luyện kĩ năng đa nhiệm.

Lập kế hoạch chính là yếu tố quyết định bạn có phải là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay không. Và đây không phải là chuyện ngày một ngày hai có thể thực hiện được. Muốn sở hữu một bản kế hoạch sự kiện hoàn hảo, bạn phải trải qua nhiều thời gian rèn luyện. Với thiết bị âm thanh – ánh sáng – sân khấu chất lượng, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch sự kiện, chuyên nghiệp trong khâu set up sân khấu Hoàn Vũ sẵn sàng giúp sự kiện của bạn trở nên tỏa sáng. Hãy gọi ngay hotline 08.7306.1666 nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện!

 

Nhận xét ()

lên trên
ho tro khach hang HOTLINE: 0964.73.74.73 Hoặc 028.7306.1666 (Tư Vấn Miễn Phí) _ HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI PHỤC VỤ BẠN !