8 tips quản lí thiết bị sự kiện hiệu quả

8 tips quản lí thiết bị sự kiện hiệu quả

8 tips quản lí thiết bị sự kiện hiệu quả

Thiết bị sự kiện là người hùng thầm lặng trong mỗi chương trình nhưng lại chỉ được chú ý đúng mức khi có sự cố xảy ra. Tuy nhiên, khi có trục trặc về máy móc- kĩ thuật, toàn bộ sự kiện sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Hôm nay Hoàn Vũ sẽ giới thiệu đến các bạn 8 tips để tránh những “ảnh hưởng nghiêm trọng”có thể xảy đến.

Thiết bị sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định độ thành công của sự kiện bên cạnh yếu tố con người

  1. Nghiên cứu kĩ càng

Hãy đảm bảo rằng bạn nắm rõ về địa điểm tổ chức sự kiện của mình: Có tất cả bao nhiêu nguồn điện có thể sử dụng? Chúng được đặt ở những vị trí nào? Có khu vực nào không thể sử dụng được wifi hay không? Những cánh cửa ra vào có kích thước ra sao?

Sẽ có những trường hợp khó xử như một chiếc laptop cần được kết nối mạng lại không thể nào truy cập được vào hê thống wifi, bàn ghế vận chuyển không lọt qua cửa,....

Chương trình sẽ diễn ra thành công trong sự hài lòng của khách tham dự khi bạn chú ý đến những chi tiết nhỏ một cách cẩn thận .

  1. Lên danh sách các thiết bị cần thiết

Không chỉ lên danh sách để dễ dàng và tiết kiệm thời gian lúc tiến hành thuê thiết bị sự kiện mà việc liệt kê cách thiết bị sẽ giúp bạn nắm rõ được số lượng chính xác về nhu cầu của MC, lượng bàn ghế ứng với số khách tham gia dự tính,...

Sở hữu một danh sách cũng làm giảm thiếu được sự nhầm lẫn trong việc kiểm kê bàn giao lại thiết bị sau khi sự kiện kết thúc.

  1. Sở hữu các phương án dự phòng

Sự cố là điều không ai mong muốn nhưng không ai có thể đảm bảo 100% xuyên suốt chương trình sẽ không gặp phải bất kì trục trặc nào. Vì vậy, những phương án dự phòng- nhất là về thiết bị sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Một khi bạn đã lên danh sách các thiết bị cần thiết, hãy đồng thời tạo một danh sách các phương án thay thế có thể. Nếu một trong số các thiết bị đang sử dụng gặp vấn đề, bạn có thể nhanh chóng xoay sở mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ chương trình. “Phòng bệnh hơn chữa bệnh”, nếu chỉ đợi đến khi “mất bò mới lo làm chuồng” thì chắc hẳn sự kiện sẽ không thể thành công như mong đợi.

  1. Chuẩn bị thiết bị sự kiện càng sớm càng tốt

Thật hữu hiệu khi đã lên danh sách các thiết bị sự kiện thiết yếu, nhưng quan trọng hơn cả là biến nó từ những dòng chữ trên trang giấy thành các thiết bị thực sự hiện hữu tại địa điểm tổ chức sự kiện. Càng sở hữu các thiết bị sớm, bạn có thể chủ động hơn trong việc chạy thử máy móc và tránh các tình huống dở khóc dở cười như sự khan hiếm của một thiết bị nào đó hay nơi bạn có ý định thuê lại đã cho thuê hết một số thiết bị mà bạn mong muốn. Đảm bảo được sự có sẵn thiết bị sớm hơn ngày diễn ra sự kiện sẽ giúp bạn linh hoạt hơn trong kế hoạch của mình.

  1. Thử chạy chương trình

Bạn muốn phát hiện ra trục trặc thiết bị lúc nào? A:  5 phút trước khi MC mời khách lên phát biểu hay B: 2 ngày trước khi diễn ra chương trình?

Trừ khi bạn yêu thích cảm giác mạo hiểm và hứng thú với việc xoay sở ngay sát giờ G, chắc hẳn câu trả lời của bạn là B. Điều cốt lõi ở đây là nếu bạn càng có nhiều thời gian khắc phục sự cố thì bạn và mọi người càng chịu ít càng lực. Chạy thử chương trình càng gặp nhiều lỗi thì lúc diễn ra chương trình chính sẽ suôn sẻ hết mức có thể.

  1. Đảm bảo rằng bạn nắm chắc cách sử dụng các thiết bị

Thiết bị A với các công nghệ mới nhất và cách sử dụng phức tạp sẽ gây cho bạn nhiều bối rối. Dĩ nhiên bạn có thể khắc phục điều đó một cách dễ dàng khi có chuyên viên kĩ thuật từ công ty cho thuê thiết bị sự kiện nhưng điều gì sẽ xảy ra khi có vài sự cố nhỏ khi anh ấy có việc phải ra ngoài một lúc? Hiểu biết về thiết bị sự kiện mình sử dụng không bao giờ là thừa, một vài kiến thức cơ bản cũng có thể giúp bạn xoay chuyển tình hình.

  1. Giao rõ trách nhiệm

Điều quan trọng nhất chính là chắc chắn rằng các nhân viên của bạn sẽ bảo quản và sử dụng thiết bị một cách có ý thức. “Của bền tại người” và không có gì là thừa thãi khi giao trách nhiệm rõ ràng cho mọi người trong việc giữ gìn thiết bị sự kiện. Điều tệ hại nhất là khi xảy ra hỏng hóc do tác động bên ngoài hay trộm cắp, không ai đứng ra chịu trách nhiệm bởi không ai có tinh thần giữ gìn, bảo quản thiết bị.

  1. Sử dụng hệ thống thiết bị hiện đại

Mức độ đầu tư về mặt thiết bị thể hiện quy mô chương trình và điều đó chính là bộ mặt của thương hiệu, doanh nghiệp. Không những thế, tại sao bạn phải làm khó mình với những thiết bị cổ lỗ sĩ hay kém hiệu quả mà không sở hữu những lựa chọn tối ưu và năng suất sao hơn?

Kết luận

Hoàn Vũ sẽ đem đến những ý tưởng tốt nhất cho sự kiện của bạn với thiết bị chất lượng nhất

Nếu bạn chú ý đến 8 tips nêu trên, chắc hẳn các thiết bị sự kiện sẽ không bao giờ làm bạn thất vọng trong suốt thời gian diễn ra chương trình. Và một điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng- địa chỉ cho thuê thiết bị sự kiện đảm bảo, chất lượng với các dịch vụ trên cả mong đợi sẽ giúp bạn có một chương trình như ý muốn. Hãy đến với chúng tôi- Hoàn Vũ sẽ mang đến cho bạn trải nghiệm dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện tuyệt vời!

>>> Xem thêm: Thiết bị sự kiện có thật tiền nào của nấy?

Nhận xét ()

lên trên
ho tro khach hang HOTLINE: 0964.73.74.73 Hoặc 028.7306.1666 (Tư Vấn Miễn Phí) _ HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI PHỤC VỤ BẠN !