Tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện - nguyên tắc của sự thành công

Tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện - nguyên tắc của sự thành công

Tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện - nguyên tắc của sự thành công

Nơi nào có thành công, nơi nào có hiệu quả thì nơi đó phải có quy tắc. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bên cạnh việc các bộ phận kết hợp ăn ý với nhau đòi hỏi cả ê-kíp đều đồng loạt thực hiện theo đúng quy trình. Tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện chính là nguyên tắc vàng của một chương trình thành công. Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Hoàn Vũ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Vì sao cần tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện rất quan trọng

Để tạo ra một chương trình sự kiện, dù quy mô lớn hay nhỏ cũng cần sự chung tay góp sức của một đội ngũ. Nếu không có quy trình tổ chức sự kiện thì sẽ gây nên một sự hỗn độn không hề nhẹ. Quy trình tổ chức sự kiện có tác dụng:

- Lên kế hoạch xây dựng hình thức và nội dung chính xác

- Đảm bảo mọi thiết bị được chuẩn bị sẵn sàng.

- Giúp chương trình diễn ra nhịp nhàng.

- Kiểm soát những tình huống phát sinh ngoài ý muốn.

2. Quy trình tổ chức sự kiện cơ bản

Sự kiện thành công nhờ mọi người cùng chung tay thực hiện đúng quy trình

Quy trình tổ chức sự kiện cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng (Request for proposal – RFP): Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ liên hệ với khách hàng để ghi nhận yêu cầu cơ bản như: hình thức sự kiện, mục đích/ lý do tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm diễn ra, số lượng khách tham dự… và các yêu cầu đặc biệt khác. Sau đó, tiến hành hoạch định những việc cần thực hiện.

Bước 2: Lên ý tưởng (Concept): Dựa trên thông tin thu thập được, cả đội ngũ sẽ cùng nhau brainstorm để tìm ra ý tưởng chủ đạo và cách hiện thực hóa ý tưởng đó trên sân khấu sự kiện.

Bước 3: Lên kết hoạch (Planning proposal): Liệt kê những thiết bị, dụng cụ cần thiết (thiết bị âm thanh ánh sáng, sân khấu, phông nền, tờ rơi…), dự trù kinh phí, lập bảng báo giá (gửi cho khách hàng).

Bước 4: Trình bày kế hoạch (Proposal Presentation): Sau khi hoàn tất bản kế hoạch, bên tổ chức sự kiện sẽ tổ chức một buổi thuyết trình về bản kế hoạch đã vạch ra để khách hàng xem xét và quyết định điều chỉnh phù hợp, triển khai.

Bước 5: Triển khai kế hoạch (Excution): Chia ra 3 phần trước – trong và sau khi diễn ra chương trình.

Bước 6: Đánh giá, tổng kết và báo cáo kết quả.

3. Hoàn Vũ – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện? Hãy gọi ngay hotline 08.7306.1666 để được Hoàn Vũ tư vấn hoàn toàn miễn phí. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, chúng tôi cam kết thực hiện đúng quy trình tổ chức sự kiện, đảm bảo mang đến cho bạn chương trình ý nghĩa, trọn vẹn.

>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ các chuyên gia.

Nhận xét ()

lên trên
ho tro khach hang HOTLINE: 0964.73.74.73 Hoặc 028.7306.1666 (Tư Vấn Miễn Phí) _ HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI PHỤC VỤ BẠN !