Yếu tố ngoại cảnh tác động đến sự kiện như thế nào?

Yếu tố ngoại cảnh tác động đến sự kiện như thế nào?

Yếu tố ngoại cảnh tác động đến sự kiện như thế nào?

Đối với một tập thể tổ chức sự kiện, trước khi bắt tay vào tổ chức một chương trình nào đó đều phải trả lời cho mình câu hỏi 5W – 1H:

- Why? Tại sao tôi phải tổ chức sự kiện này?

- What? Sự kiện này phải làm những gì đây?

- Who? Ai sẽ là người tới tham dự sự kiện (địa vị trong xã hội, số lượng, độ tuổi,…).

- When? Sự kiện này sẽ diễn ra khi nào đây? (Các ngày lễ hội, ngày cuối tuần, các buổi trong ngày,…).

- Where? Sự kiện này phải được diễn ra ở đâu đây?

- How: Sự kiện này sẽ được tôi tổ chức như thế nào đây?

1-3

Trả lời các câu hỏi hợp lý sẽ dẫn bạn đến với những hướng đi cụ thể để tổ chức sự kiện

Để đưa ra những kế hoạch cụ thể, các đơn vị tổ chức sự kiện cần phải trả lời những câu hỏi phía trên một cách chi tiết và chính xác nhất. Việc trả lời những câu hỏi như ai là người tham gia sự kiện giúp đơn vị xác định được sở thích cũng như tâm lý của họ, sự kiện diễn ra khi nào sẽ là chìa khóa giúp bạn chuẩn bị tốt hơn (về mặt chiếu sáng khi vào buổi tối hoặc độ thoáng mát khi diễn ra vào ban trưa).

Các câu hỏi phía trên có ý nghĩa quan trọng tương tự nhau và đối với tôi, kết quả cho câu hỏi “Where?” là khó nhất vì khi trả lời câu hỏi này đồng nghĩa với đáp án của bạn phải thỏa mãn tất cả các câu hỏi phía trên để đưa đến kết luận rằng “tôi sẽ tổ chức như thế nào đây?”.

Trả lời câu hỏi Where không hẳn chỉ là đưa ra một địa điểm để tổ chức chương trình mà nó đòi hỏi các yếu tố như:

- Không gian tổ chức chương trình.

- Địa điểm cụ thể trong một không gian nhất định (tại địa phương, thành phố,…).

- Và nếu như sự kiện được tổ chức ngoài trời thì yếu tố ngoại cảnh là yếu tố cực kì then chốt.

4-2

Một không gian thoáng đãng và rộng rãi luôn thích hợp để tổ chức lễ thành hôn ngoài trời

Chúng ta hãy nói về một sự kiện được tổ chức ngoài trời. Tại sao tôi lại đề cao yếu tố ngoại cảnh của sự kiện đó? Bạn hãy cứ tưởng tượng xem, nếu như sự kiện của bạn được tổ chức ở một địa phương có biển và núi, vậy thì bạn sẽ lựa chọn địa điểm nào để tổ chức sự kiện cho phù hợp với chủ đề của chương trình, và nếu lựa chọn biển hoặc núi thì bạn sẽ lựa chọn góc nào hoặc bãi tắm nào để tổ chức một sự kiện?

Vậy để phân tích tầm quan trọng của yếu tố ngoại cảnh, tôi sẽ đưa ra một vài dẫn chứng một vài yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng đến chất lượng của một chương trình ngoài trời:

- Thời tiết: Đối với một chương trình được tổ chức ngoài trời thì thời tiết là yếu tố ngoại cảnh được ưu tiên hàng đầu. Thời tiết trong đó có đủ điều kiện để tổ chức chương trình hay không, có mưa hoặc nắng quá gắt hay không, người làm tổ chức sự kiện cần phải tìm hiểu và đưa ra những giải pháp hợp lý như căng những tấm bạt lớn để che nắng cũng như mưa cho người tham dự sự kiện.

4-3

Tổ chức sự kiện ở một không gian rộng lớn khiến người tham dự có cảm giác tự do hơn

- Tiếng ồn xung quanh khu vực diễn ra sự kiện: Thường một sự kiện mang tính chất của một buổi hội thảo ngoài trời thì tiếng ồn hoặc tạp âm bên ngoài là một điều cấm kỵ. Vậy nên sự kiện phải được tổ chức ở những nơi bảo đảm sự yên tĩnh và cách xa khu dân cư nếu cần thiết như ở bờ sông nơi ít người qua lại hoặc trên một cánh đồng cỏ ở vùng ngoại ô thành phố nếu có điều kiện.

- Không gian của sự kiện. Một sự kiện ngoài trời phải khiến khách mời cảm nhận được sự thông thoáng, mát mẻ và rộng rãi. Một chương trình diễn ra tại một nơi có tầm nhìn rộng sẽ mang đến cho người tham dự cảm giác tự do nhiều hơn một không gian bị bó hẹp bởi quá nhiều cây và nhà cao tầng xung quanh.

- Ngoài ra còn có yếu tố phong thủy. Đối với một vài công ty tổ chức sự kiện áp dụng luật phong thủy thì đây sẽ là vấn đề đáng lưu ý, sự kiện phải diễn ra ở đâu, có những gì xung quanh nơi tổ chức sự kiện, sân khấu phải quay về hướng nào và trang trí chương trình như thế nào cũng được quan tâm một cách cẩn thận và tỉ mỉ.

Chỉ cần phân tích sơ qua cũng đủ để chúng ta nhận ra được yếu tố ngoại cảnh có tầm quan trọng đối với một sự kiện ngoài trời thế nào. Tuy nhiên để tìm kiếm những địa điểm hợp lý cho việc tổ chức chương trình sẽ còn tùy thuộc vào sự hiểu biết, kinh nghiệm cũng như con mắt quan sát của đơn vị tổ chức sự kiện. Một sự kiện tuy diễn ra ở một không gian rộng rãi nhưng lại có quá nhiều trở ngại như côn trùng,… sẽ là một điểm trừ rất lớn.

Và đối với một công ty sự kiện với  trên 10 năm kinh nghiệm, tôi tin rằng Hoàn Vũ sẽ thực hiện xuất sắc phân khúc này để đưa người tham dự đến với những trải nghiệm tuyệt vời khi mà sự kiện được diễn ra không bị bó buộc bởi 4 bức tường, đội ngũ nhân viên của Hoàn Vũ sẽ chủ động tìm kiếm những địa điểm thuận lợi để tạo thêm điểm nhấn cho sự kiện được thành công.

Nhận xét ()

lên trên
ho tro khach hang HOTLINE: 0964.73.74.73 Hoặc 028.7306.1666 (Tư Vấn Miễn Phí) _ HÃY ĐỂ CHÚNG TÔI PHỤC VỤ BẠN !