Bạn cần chuẩn bị những gì cho một sự kiện?

Để sự kiện có thể diễn ra thành công, ngoài sự sáng tạo, mới mẻ thì khung chương trình vẫn cần đi theo một lộ trình nhất định để đảm bảo sự kiện được diễn ra tốt đẹp. Người chủ trì phải lường trước mọi tình huống để có thể đưa ra những biện pháp giải quyết khả thi nhất.

Lên concept chương trình

Bất kì một sự kiện, hoạt động nào cũng cần có một concept phù hợp với mục đích của chương trình đó. Bạn cần ước tính được ngân sách ban đầu để có thể lên nội dung và thực hiện sự kiện.

Xác định rõ ngân sách để lên concept chương trình phù hợp

Sau khi xác định được con số ngân sách cụ thể, bạn hãy phác họa một kế hoạch sự kiện đơn giản từ thời gian tổ chức, lúc nào sẽ diễn ra hoạt động gì và thời gian kết thúc sự kiện. Bạn phải bám sát ngân sách cùng kế hoạch để sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất. Ngoài ra còn phải có kế hoạch dự phòng để xử lý những tình huống như một vị khách đi trễ, âm thanh trục trặc, …

Chuẩn bị thư mời, liên hệ với những người tham dự

Đối với một chương trình, sự kiện, sự thất bại nằm ở chỗ tổ chức nhưng có quá ít người tham dự. Sẽ rất vô nghĩa nếu kế hoạch trên giấy cho đến tuần cuối cùng mới bắt đầu tiến hành, gửi giấy, thiệp mời cho các vị quan khách. Lúc đó e rằng lịch thời gian của khách mời cũng đã được sắp xếp sẵn cho những hoạt động khác rồi. Vì vậy, đa phần những sự kiện như khánh thành đều nên lên lịch, chuẩn bị ít nhất 6 tháng và nên gửi thư mời đến khách tham gia trước 2 tuần – 1 tháng.

Chọn địa điểm

Địa điểm tổ chức bất kì một sự kiện nào đều dựa trên nhóm khách hàng mục tiêu, ngân sách, giao thông, sức chứa, … Bạn nên đến tận nơi tham quan và xem xét địa điểm để có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất, sau đó ký hợp đồng cùng với bên cho thuê để chuẩn bị những hoạt động tiếp theo.

Thuê thiết bị

Một chương trình luôn cần đến sự hỗ trợ tuyệt đối từ dàn âm thanh, ánh sáng. Nếu dàn âm thanh bị lỗi hoặc âm thanh không được hay sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ hoạt động của sự kiện. Cho nên, khi muốn bắt đầu sự kiện, hãy liên lạc ngay với công ty cho thuê dàn âm thanh, ánh sáng để chọn lựa được dàn âm thanh ưng ý, phù hợp nhất cho hoạt động của chương trình.

Thiết bị âm thanh cần được chuẩn bị kỹ càng

Để sự kiện có thể thành công và không làm người tham dự cảm thấy nhàm chán và tẻ nhạt cần có sự đầu tư, cân nhắc kĩ lưỡng từng khâu nội dung. Vì vậy người chủ trì phải nhanh nhẹn và tinh tế, nắm bắt được tình hình sự kiện để đưa ra những đối sách tốt nhất. Nếu bạn đang muốn tổ chức sự kiện thành công, hãy liên lạc ngay với truyền thông Hoàn Vũ để có thể tổ chức được một sự kiện hoàn hảo.

CÔNG TY TNHH SỰ KIỆN TRUYỀN THÔNG QUẢNG CÁO HOÀN VŨ

1446 – 1448 Đường 3/2, P.2, Q.11, TP.HCM

Điện thoại : 08.7306.1666

Skype : mrkhoavo – Zalo : 0937498496

Email: [email protected]