Những sai lầm thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện

Những sai lầm thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện

Những sai lầm thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện

Hiện nay, hằng ngày hằng giờ luôn có những sự kiện, chương trình được tổ chức ở khắp các địa điểm, đặc biệt là địa bàn lớn như thành phố. Nếu không lên kế hoạch chỉn chu, người tổ chức không ứng phó kịp với các tình huống khó lường sẽ diễn ra trong suốt quá trình sự kiện thì chương trình, sự kiện ấy có thể gặp các lỗi, trục trặc. Công ty Hoàn Vũ xin nêu ra một số lỗi và giải pháp xử lý trong quá trình tổ chức sự kiện đã đúc kết trong nhiều năm qua.

1. Phân bổ nguồn lực nhân sự cùng kỹ năng chuyên môn không đúng đắn

Sai lầm này có thể dẫn đến sự thất bại của một sự kiện. Nguồn nhân lực trong sự kiện mà người chỉ đạo lại phân công người phụ trách vấn đề không đúng thì sự kiện ấy đã nửa vời là không thành công. Để một sự kiện thành công, chúng ta cần phân bố, bố trị nguồn nhân lực phù hợp cùng các kĩ năng tương đương.

Cách cứu cánh: Người nắm giữ vai trò tổ chức sự kiện phải nắm vững các kỹ năng, kiến thức cũng như kinh nghiệm để đảm đương áp lực lớn trong công việc, phân chia nhân lực đúng với từng vị trí, chuyên môn. Làm được điều này sẽ giúp sự kiện, chương trình diễn ra một cách suôn sẻ.

2. Không để ý những thay đổi nhỏ và lớn trong phạm vi sự kiện, chương trình

Trong kịch bản đề ra, những lý thuyết có thể rất hoàn hảo, tuy nhiên, khi áp dụng trong thực tế dù kịch bản có hoàn hảo cỡ nào thì cũng sẽ có những biến đổi, phát sinh không lớn thì nhỏ như các sự cố, những thay đổi bất ngờ trong quá trình sự kiện. Nếu người tổ chức chương trình không biết và nắm được những thay đổi dù nhỏ nhất ấy, nghĩa là họ chẳng thể nắm trong tay quyền kiểm soát sự kiện, đồng nghĩa với việc họ không thể đưa ra các phương pháp xử lý vấn đề phù hợp.

Cách cứu cánh: Trong quá trình làm nội dung bản kế hoạch, bạn phải đưa ra tất cả các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện, chương trình. Đây là cách nhanh nhất để kiểm soát cụ thể tình hình trong chương trình. Ví dụ các vấn đề về thực phẩm, thêm chỗ ngồi, hoặc về thời gian, cá nhân phụ trách công việc, ngân sách chi tiêu.

3. Thiếu hoặc không có kinh nghiệm trong quản lý sự kiện

Nếu không có những người quản lý giàu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện thì rất dễ dàng, sự kiện ấy sẽ nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát, làm hỏng cả một chương trình.

Cách cứu cánh: Để chương trình có thể diễn ra thành công, bạn cần thuê những nhà tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, hiểu được tâm lý khách hàng, đảm bảo cho sự kiện được diễn ra thành công. Cùng sự kết hợp của kinh nghiệm và kỹ năng mềm, kế hoạch nội dung chỉn chu, sự kiện sẽ được quản lý chặt chẽ, tránh rủi ro nhiều nhất.

4. Các quy trình tổ chức sự kiện giống hệt nhau, không có sự thay đổi

Các nhà lên ý tưởng sự kiện thường áp dụng một bản kế hoạch cho nhiều sự kiện sẽ làm gia tăng những bất cập dẫn đến sai lầm không thể tránh khỏi, làm chương trình bị thất bại.

Cách cứu cánh: Bản kế hoạch nội dung cần được xác định, thống nhất cùng ý tưởng khung chương trình phù hợp giúp công việc diễn tiến hiệu quả.

Trên đây là những sai lầm thường gặp mà công ty Hoàn Vũ đã tổng hợp, thường thì nhiều công ty, tổ chức, đơn vị muốn tổ chức sự kiện sẽ tìm đến các công ty chuyên về tổ chức chương trình. Công ty Hoàn Vũ với kinh nghiệm hơn 10 năm trong nghề cùng đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, tận tâm sẽ giúp quý công ty tổ chức nên những sự kiện thành công với giá cả phù hợp, cạnh tranh. Khi muốn tổ chức chương trình, hãy tìm đến công ty Hoàn Vũ, Hoàn Vũ xin trân trọng cảm ơn quý khách.